Capítulo - 9 A avaliação do evento

Todo empreendimento, principalmente se exige grande porte de verbas, requer cuidadosa avaliação que interessa a várias categorias de profissionais como: Promotores, patrocinadores e outros profissionais que colaboraram com suas especialidades.
Precisa-se, para tanto, de meios e de critérios para avaliar os resultados. Deve-se perguntar se houve alguma falha ou se o evento podia ter sido mais bem organizado.
O patrocinador precisa saber se o investimento teve retorno desejado, de acordo com os objetivos. Quanto mais claros e explícitos esses objetivos, mais fácil à avaliação final. Por esse meio, ele saberá se valeu a pena, e se ele pretende ou não patrocinar o mesmo evento ou outro com iguais objetivos.
Para tanto o promotor explicitará os objetivos a serem alcançados e também procurará com o patrocinador seus objetivos. No momento da avaliação eles terão esses itens bem como os critérios para avaliá-los.
Essa lista torna-se possível uma leitura objetiva dos resultados.
Um bom relatório geral dará credibilidade ao promotor, seja para sua recontratação ou como referência para outros patrocinadores.


Avaliação do ponto de vista dos visitantes

São vários os aspectos de cada evento cuja avaliação feita pelos visitantes interessa ao promotor do evento e ao patrocinador.
A diferenciação por categoria será feita na apuração dos resultados, pois seria difícil administrar questionários para cada categoria de visitantes.
O instrumento de pesquisa não deve ser muito extenso, pois deve se ter em mente que o participante é visita, seu tempo e paciência costumam ser limitados.


Apresentação dos resultados aos patrocinadores


Finalmente, após tudo avaliado, é hora de discutir com o patrocinador os resultados, visando não só fechar a avaliação como também propiciar a venda da próxima edição ou do próximo evento organizado pelo promotor.
Essa discussão pode ser feita em diferentes etapas, sendo a primeira delas no local do próprio evento, seja durante a sua realização, seja logo após o seu término, quando estão “quentes” as impressões gerais.

Palestra: A importância do queijo na Cultural de Minas Gerais

Palestrante: Sandra Maura Coelho
Turismologa (graduada na PUC-MG) e Consultora do Projeto de Criação do Salão do Queijo

Dia 02/06/08 Segunda -Feria
Horário:19Horas
Credenciamento dos palestrantes

Horário:19:20Horas
Inicio da Palestra

Horário:20:20Horas
Espaço aberto ao público para pergunta

Horário:20:30Horas
Coffe-break, encerramento

Noticias do site Terra. Sexta, 16 de maio de 2008, 09h50

Iphan: queijo de Minas vira patrimônio cultural

O Conselho Consultivo do Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional (Iphan) aprovou ontem o registro do modo artesanal de fazer queijo-de-minas como patrimônio imaterial brasileiro. A reunião do Conselho ocorreu no Museu de Artes e Ofícios, em Belo Horizonte.
"O queijo, este produto de origem milenar que os exploradores do ouro trouxeram para Minas, é hoje uma das maiores expressões da chamada mineiridade", afirmou a conselheira do Iphan, Ângela Gutierrez.
Em seguida, o instituto também votou o tombamento da Casa de Chico Mendes, em Xapuri, no Acre, onde o líder sindical e ambientalista foi assassinado há 20 anos.

Missão:

Divulgar a impotância do queijo na cultura mineira como patrimônio imaterial da humanidade, falando sobre sua história e sua tradição.



Objetivo Geral:

Pretende-se atingir os produtores e apreciadores do queijo e a população local. Ocasionando uma possível conciência popular.



Objetivo Específico:

Proporcionar conhecimento aos alunos e aos demais interessados na produção para a comercialização e consumo.

Capítulo 8 - Comunicação e venda do projeto

A venda acontece em várias fases sendo elas, agendamento de visitas, primeira reunião, apresentação do projeto, negociação, conclusão de venda, follow up.
O promotor de eventos representa na sua atividade todo uma empresa:Agendamento de visitas: O vendedor e quem faz o agendamento.
Primeira Reunião: Plano de decurso deve se colocado em prática nessa fase, deve ser breve e direto.
Apresentação do Projeto: Melhor momento para apresentar o projeto, pode ocorrer durante a primeira reunião.
Negociação: Fase em que o vendedor enfrentará uma serie de objeções e questionamentos sobre o projeto e o seu valor.
Conclusão de Vendas: É assinatura do contrato.
Follow –up: É a ultima etapa do processo da venda de um evento ou seja, uma reunião que utiliza um questionário formal de pesquisa, ou um roteiro de entrevista a ser aplicado a cada um dos patrocinadores.

Capítulo 7 - Desenvolvimento de um plano de ataque

O plano de ataque deve ser personalizado, é preciso desenvolver uma proposta única de valor para cada cliente. È necessário que haja uma pesquisa aprofundada sobre as necessidades de cada empresa. O perfil das empresas, seus objetivos de marketing, suas estratégias de eventos e seu orçamento são aspectos do plano de ataque.
Um dos fatores de maior demora na venda de um projeto de eventos é a não-identificação da pessoa certa a ser abordada num primeiro contato. Quanto mais rápido o vendedor do projeto identificar as pessoas certas e processo de decisão dentro das empresas, a venda do projeto será bem sucedida.
O papel que cada pessoa desempenha:
Decisor final: São os responsáveis pelo orçamento da área de eventos, comunicação e marketing.
Influenciador: Pessoas que tem o poder de fazer as coisas acontecerem dentro da empresa, ou seja, sua experiência dentro da empresa e sua capacidade de política e persuasão.
Consultor: Pessoas de fora da empresa que podem ser consultadas sobre as vantagens e desvantagens do projeto, pertencem ao ramo de eventos e comunicação.
Executores: Responsáveis pela execução do evento sinalizam pontos fortes e fracos do projeto. Não dão à palavra final, mas tem a capacidade de vetar o projeto, dependendo de suas analises e observações. Todos os papéis descritos podem ser desempenhados por uma única pessoa ou por um grupo de pessoas.
Além de identificar na estrutura os responsáveis pela decisão dos projetos de eventos, deve-se estudar o fluxo desse processo e o tempo médio de sua execução.
Ao vendedor do projeto cabe entender o processo que nem mesmo o cliente conhece. Um projeto de eventos pode entrar na empresa por dois caminhos: O promotor do evento oferece o projeto, ou a empresa toma conhecimento do projeto ao pesquisar eventos que estejam alinhados aos seus objetivos de marketing.
No caso de eventos culturais ou sociais que envolvam a utilização das leis de incentivo fiscal, o fluxo deve prever uma etapa a mais, referente a análise jurídica do projeto. A empresa utiliza de fontes para pesquisas de projetos à patrocinar sendo elas: equipes de vendas, prestadores de serviços, mídia, promotores tradicionais de eventos e inteligência de mercado.
É preciso saber qual a melhor época para iniciar a negociação com os empresários, fazer um planejamento analisar o calendário fiscal já que as empresas estabelecem metas de receita e estratégias diferentes, em momentos também diferentes.

Capítulo 6 - Planejamento de venda:

É preciso ter um bom planejamento que envolva três fases:

Treinamento,elaboração de material de apoio e desenvolvimento do plano de ataques.

A primeira fase do treinamento é vivenciar a aquisição de patrocínio de alguns eventos.

Caso não seja possível passar pela experiência da compra de um evento,pode-se analisar a compra de qualquer outro produto,desde que envolva uma quantia razoável do orçamento da empresa e também um período de pelo menos um mês de negociação.

No estudo do mercado de eventos é preciso analisar os números do setor, a concorrência, o processo de decisão e a organização de eventos e suas etapas.

Elaboração de material de apoio:

É preciso elaborar um documento que apresente o evento de forma profissional,este documento pode ser feito de várias formas,tais como folheto elaborado e impressão gráfica,slides etc.

Apresentação institucional da empresa promotora,conceito do evento;

A empresa deve se apresentar através de sua história para justificar a abertura do negócio.Após a apresentação da empresa e sua história é preciso deixar claro qual é o conceito principal do evento, contendo o tema central,missão,objetivo principal do evento,objetivos secundários,público-alvo.

Dados que justificam o evento:

Algumas empresas justificam a existência de seus eventos utilizando-se de dados divulgados por institutos especializados em pesquisas de mercado.Outra fonte de informações podem ser usadas,como artigos publicados em revistas,jornais etc.A empresa pode também,realizar uma pesquisa própria pra comprovar a importância do evento.É preciso definir o público-alvo e o perfil dos convidados,local mais adequado para o evento,datas,atividades,palestrantes,programação.

É preciso estar atento as cotas de patrocínio,benefícios e valores pois devem ser descritos de forma clara e abrangente.

Capítulo 5 - Previsão dos resultados da arrecadação de recursos

Este capítulo tem como objeto principal mostrar a obtenção do número necessário de empresas-target patrocinadoras para cada segmento e para cada nível de cota. São apresentadas as diferentes fases a serem percorridas pelo promotor na venda de um projeto. São definidas como:
Suspects;
Prospects;
Leads;
Leads qualificados;
Oportunidades;
Vendas.

Estas fases que o promotor deverá ir percorrendo são apresentadas em forma de funil, desde o levantamento dos suspects até a conclusão das vendas. Esse funil é chamado de funil de prospecção.
O conjunto das fases do funil de prospecção constitui o que se chama de ciclo de vendas, e cada uma delas tem duração diferente, variando de empresa para empresa, de produto para produto e de setor para setor.
Para efetuar o cálculo de cada uma das fases do funil de prospecção o promotor deve levar em consideração dois pontos:
Ter estabelecidos os níveis de cotas e o valor médio de cada uma;
Estimar o percentual de sucesso para cada etapa do funil.

A construção de cenários de cotas de patrocínio e simulação de resultados

Trabalhando com as três variáveis que interferem no resultado da comercialização de um projeto de evento – níveis de cotas, valor de número de patrocinadores para cada nível -, é possível ao promotor do evento construir cenários e simular os resultados que possivelmente alcançará nesse processo.
Ao construir os cenários e realizar as simulações, é necessário que o promotor tome algumas precauções, como:
Considerar os benefícios constantes de cada nível para respeitar a regra custo-benefício.
Verificar se há universo de patrocinadores-target suficiente para os cenários analisados.
Tomar cuidado para não criar um “carnaval” de marcas.
Tomar cuidado para não criar dependência de um único patrocinador.
Simular também cenários com um, dois ou mais de três níveis.

Capítulo 4 - Identificação, seleção e priorização de provedores de recursos para a realização de eventos.

Para identificar e selecionar os possíveis patrocinadores e apoiadores de um evento, o promotor deve realizar exaustivas pesquisas para localizar os mais prováveis e depois priorizar aqueles que estariam em condições de assumir esse encargo.
Como há varias modalidades para obtenção de recursos, convém, antes da identificação de provedores, defini-las.
MODALIDADES DE OBTENÇÃO DE RECURSOS PARA O FINANCIAMENTO DE EVENTOS
Os patrocinadores com um crescente número de opções para investir suas verbas vêem-se com o problema de fazer as melhores escolhas, ou seja, as que tragam os maiores e os melhores retornos para o seu investimento.
Há no mercado diversas fontes de obtenção de recursos e essas modalidades são definidas a seguir.
Patrocínio. É a transferência de recursos financeiros de um patrocinador para a realização de um evento ou de uma ação com finalidades promocionais, publicitárias ou de retorno institucional. Esse valor é apresentado como uma quantia fixa.
Como não há rosas sem espinhos, nem sempre é interessante a busca por patrocínio. A seguir são apresentadas vantagens e desvantagens do patrocínio.
Vantagens do patrocínio
· Vantagem financeira. O promotor consegue viabilizar financeiramente seu evento quando não disponibiliza de verba para cobrir todos os custos ou parte deles.
· Alavancar a imagem do evento e do promotor. Com a participação de marcas renomadas, o evento atrairá um público maior e mais selecionado.Além disso aumenta as probabilidades de divulgação do evento na mídia.
· Alavancar os resultados com a participação de parceiros. Quando a empresa promotora do evento tem parceiros que complementam o seu negócio, a participação deles será benéfica para multiplicar esforços e compartilhar despesas e resultados alavancados por essa parceria.

Desvantagens do patrocínio
· Efeito sombra. Se a marca dos patrocinadores sobressair demasiadamente, pode ofuscar a do promotor do evento.Corre-se o risco de o evento mudar de “dono”.
· Dependência. Se um patrocinador for responsável por cobrir, totalmente ou grande parte dos custos do evento, haverá uma relação de dependência muito grande entre o promotor e o patrocinador.
· “Carnaval de marcas”. Se for necessário um número muito elevado de patrocinadores para cobrir os custos do evento, o promotor pode promover um “carnaval de marcas”. O evento passa a ser de todos e de ninguém ao mesmo tempo.
· “Amigo-concorrente”. O promotor pode sem perceber, arrecadar empresas concorrentes indiretas para seu evento. Ambas as empresas disputam um mesmo orçamento da área de recursos humanos de seus clientes.

Patrocínio com uso das leis de incentivo fiscal. É uma subcategoria do patrocínio baseado na troca de recursos de patrocínio por abatimentos nos impostos da empresa utilizando-se das leis de incentivo fiscal.
· Lei Rouanet. A mais conhecida das leis de incentivo fiscal que trata do incentivo á cultura. Para oferecer esse benefício a possíveis investidores, o promotor deve apresentar um projeto e conseguir sua provação. É claro que, no mínimo, deve ter as características e qualidades exigidas para sua aprovação.
· Lei do Audiovisual. Trata mais especificamente das obras cinematográficas. Diferentemente da Lei Rouanet, ela não gera nenhum custo para o patrocinador, que pode destinar até 3% do Imposto de Renda devido e ainda obter uma redução no Imposto de Renda.
· Lei de Institutos e OSCIPs. Tem por finalidade o incentivo a projetos socioculturais e permite o uso de recursos financeiros até um determinado limite sobre o lucro operacional do patrocinador.

Cabe ao leitor a tarefa de se manter atualizado, quer em relação a modificações ou à aprovação de novas leis, nos âmbitos Federal, Estadual ou Municipal, dependendo de onde pretende apresentar projetos que possam usufruir dos benefícios dessas leis.
Co-patrocínio. Ocorre quando duas empresas compartilham uma cota de patrocínio de evento promovido por um terceiro.
Parceria. É a junção de esforços e recursos complementares de duas ou mais empresas que já atuam em conjunto no mercado para a promoção ou organização de determinado evento.
Apoio. É a disponibilização de recursos próprios, não-financeiros, porém necessários ao evento.
O apoio é normalmente empregado nas seguintes atividades:

Divulgação do evento; promoção do evento; administração da venda de ingressos; transporte; pacote de viagens e hospedagem; infra-estrutura e produção.
A modalidade de apoio nunca consta da proposta comercial a ser apresentada aos possíveis patrocinadores. Ela é negociada de forma independente do patrocínio.
IDENTIFICAÇÃO DO UNIVERSO DE POSSÍVEIS PATROCINADORES
Antes de partir para a identificação dos possíveis patrocinadores, o promotor deve ter em mete os objetivos de sua empresa para a arrecadação dos recursos e o número-alvo de patrocinadores.
Objetivos da empresa. As empresas buscam recursos com diferentes finalidades, uns buscam cobertura total ou parcial sem interesse de lucrar com o evento outras cujo único objetivo é gerar lucro com o evento.
Número-alvo de patrocinadores. O promotor pode utilizar apenas um grande patrocinador, de um grande e alguns pequenos ou apenas de vários pequenos.
Identificação de segmentos
Da lista de segmentos-alvo devem constar as seguintes categorias:
· Segmentos diretamente relacionados ao conteúdo do evento e que compartilham dos mesmos interesses e objetivos do promotor;
· Segmentos indiretamente relacionados ao evento, mas que visam interesses específicos podendo estar relacionado ao público-alvo, á localização, á divulgação e a outros aspectos do evento;
· Parceiros: independentemente do segmento ao qual pertencem, todas as empresas parceiras de negócios do promotor do evento devem fazer parte da lista prioritária de possíveis patrocinadores.

Já foi visto que existem várias modalidades de arrecadação de verba. Da lista de possíveis segmentos nos quais se podem buscar recursos, é preciso identificar a quais será oferecido patrocínio, apoio ou parceria.
Relação de empresas-alvo
Após listar os segmentos direta e indiretamente envolvidos no tema do evento e os parceiros de negócios da empresa, o promotor deve preparar uma relação de todas as empresas constantes em cada um desses segmentos. No caso de busca por apoio onde não há investimentos diretos envolvidos e sim serviços oferecidos, o promotor deve primeiramente identificar os segmentos relacionados e em seguida as possíveis instituições apoiadoras.
Identificação do potencial de arrecadação dos segmentos-alvo
Para calcular o potencial de investimento dos segmentos-alvo, sugere-se a utilização de duas planilhas, a primeira contendo valores estimados de investimento de parceiros e a segunda com valores dos segmentos patrocinadores. A soma de valores resultantes dessas duas planilhas representará o valor total estimado de arrecadação de verba para o evento.
SELEÇÃO DO UINIVERSO DE POSSÍVEIS PATROCINADOES
Para a seleção das empresas que serão contratadas comercialmente são necessárias exaustivas pesquisas que considerem os seguintes aspectos.
· Perfil das empresas;
· Objetivos de marketing;
· Estratégias de eventos;
· Orçamento destinado a eventos.

Perfil da empresa
O tipo de informação necessária para compor o perfil varia de acordo com o tipo de evento e o objetivo do promotor com esse estudo.
As informações próprias do perfil de uma empresa referem-se a: nome; endereço; telefone; website; faturamento anual; segmento; principais executivos; produtos e serviços; descrição de negócio; concorrentes; clientes; fornecedores; e distribuidores, entre outras. Podendo se utilizar de fontes de domínio público, rede de contatos pessoais além da própria empresa.
O importante é que esse processo seja estruturado e que haja um roteiro de entrevista com as perguntas e uma forma de armazenamento das informações.
Objetivos de marketing
As empresas optam por patrocinar eventos que estejam diretamente relacionados aos objetivos e planos de marketing. Portanto, o promotor do evento tem acesso aos objetivos de seus clientes por três motivos:
a) Parceria;
b) Desenvolvimento de um evento;
c) Seleção de target.
A autora ainda cita três categorias de possibilidades dos objetivos do marketing: crescimento, aquisição e consolidação. Assim, a identificação de um deles, ou do mais importante pra o cliente, já é suficiente para que o promotor avalie a compatibilidade de seu projeto com os objetivos de marketing da empresa. Ao analisar a viabilidade do projeto, outro aspecto deve ser considerado pelo promotor de eventos, que é a forma de alocação dos recursos e orçamento dos suspects. Eles podem distribuir historicamente suas verbas e recursos de marketing de forma sistemática ano a ano, com uma estratégia de longo prazo, ou podem variar a cada ano, de acordo com a estratégia de curto prazo. Outro aspecto que deve ser considerado ao se analisar o plano de marketing e a sua influencia na propensão da empresa em investir na proposta é seu modelo de negócio. Nas empresas que vendem produtos e serviços para outras – modelo chamado de B2B – os investimentos em exposição da marca são, normalmente, menores do que os de relacionamentos. Já o mercado de bens de consumo – ou B2C – ocorre o contrário.
Estratégia de eventos
É preciso estudar com profundidade a estratégia de eventos das empresas para determinar com exatidão a viabilidade ou não da proposta. É possível que uma empresa não tenha um histórico de investimento em eventos não tenha encontrado o projeto adequado aos seus objetivos. É possível, também, que uma empresa com esse histórico não saiba relacionar cada evento com seu objetivo. Mostrar conhecimento sobre esse assunto, empresa a empresa, confere ao vendedor do projeto um diferencial no mercado. Para identificar eventos similares aqueles que a empresa está habituada a investir, pode-se partir para uma pesquisa com fontes externas ou mesmo com o departamento de marketing ou de comunicação da empresa.
Orçamento destinado a eventos
O orçamento da área de marketing é definido pelas empresas após o estabelecimento de seus objetivos, estratégias e planos de ação. É somente aí que ela será capaz de quantificar seu mercado- alvo, suas metas de participação neste mercado, sua estratégia de marketing e seus planos táticos para atingir os objetivos. Existem várias formas de se estabelecer esse valor. A mais simples, é a de definir um percentual sobre a receita passada ou projetada. Esse percentual varia de acordo com a estratégia da empresa: pode ser maior para promover uma expansão do negócio ou menor para a sua manutenção. Ele varia também conforme o modelo de negócio da empresa. O mercado de bens de consumo investe maior percentual em marketing do que o industrial.
Assim, quando orçamento de eventos é definido, pode ser dividido entre os três objetivos expostos anteriormente: exposição da marca, relacionamento e vendas. É munido dessa informação e de todo conhecimento adquirido no processo de pesquisa do perfil do suspect que o promotor do evento deve abordá-lo.
Priorização das empresas dentro do universo de possíveis patrocinadores
É sugerido promotor que deseja abordar todo o universo de possíveis patrocinadores, utilizar uma ferramenta de apoio a priorização que considere dois aspectos:
a) as empresas com maior propensão a investir no patrocínio, divididas por porte, seguimentos e outras categorias de interesse do promotor;
b) as empresas que mais interessam ao promotor.
Essa lista será importante para que o promotor tenha capacidade de definir quais os patrocinadores que devem receber mais atenção e investimentos de recursos da empresa promotora e de tempo do vendedor. Além disso, dele apoiará na decisão de qual, entre dois ou mais patrocinadores concorrentes, será a preferência do promotor, caso decida trabalhar com exclusividade, por opção ou por imposição de um deles ou de ambos.
Definição e divulgação das must win
Quando se define o universo das empresas potenciais investidoras, há sempre aquelas, em número bastante restrito, que são de maior interesse do promotor do evento. São comumente denominadas de must win. É preciso, então, que se divulgue a lista a todos os envolvidos na organização e na venda do evento para que se possam dar atendimento prioritário. Assim, quando, por exemplo, uma das empresas dessa lista entrar em contato com a organizadora, deve receber atendimento especial da recepcionista. Quando o vendedor não estiver no escritório, ele deve retornar a ligação o mais breve possível.

Capítulo 3 - Benefícios aos patrocinadores e cotas de patrocínios

O capítulo 3 trata das formas e benefícios que podem ser oferecidos aos patrocinadores. Anúncios contendo a marca e outros identificadores da marca. Isso pode ser benéfico ou não, basta planejar perfeitamente para não causar problemas com as cotas patrocinais. Essencial também é a divulgação da marca em solenidades, agradecimentos, entrevistas entre outras formas de engrandecer os patrocinadores.
A utilização de ferramentas para a divulgação é imprescindível. As peças de divulgação e o merchandising são as principais utilizadas a ferramenta “peças de divulgação” apresenta uma maneira diferenciada de expor a marca em folders, weblinks, e emails. Já o merchandising os promotores encontram problemas na seleção dos benefícios, na qual se divide em 5 formas, a) inserção da logomarca em material de sinalização do evento; b)na distribuição de materiais promocional da empresa durante o evento; c) entrega ou sorteio de brindes; d) divulgação de vídeos; e) a mensão do patrocinador. Formas que apresentam diferentes problemáticas, exposição de logomarcas onde o objetivo é mostrar quanto o patrocínio influencia no evento com vídeos, com brindes entre outros atrativos. Outro ponto que pode ser encarado como patrocínio é o translado do evento, que para o patrocinador e para o produtor apresenta importância de impactar os participantes e a região na qual o evento se situa, pelo fato de que pessoas podem usufruir de produtos da marca que patrocina.
O patrocínio do keymate speaker (palestrante) é a garantia dos promotores em ter a verba necessária para custear a contratação e todas as despesas que o mesmo pode ter. As palestras podem oferecer para ambos interessados (produtores e patrocinadores); em ambientes diversificados como salas de reuniões, auditórios, teatros, entre outros. A palestra poderá envolver as marcas patrocinantes num tempo e espaço referente a cotas, e claro sem sair do tema. O melhor horário, o conteúdo visual e oral, sempre coerentes; tempo estipulado de aproximadamente 30 minutos para a palestra tudo bem programado para que haja um cronograma a ser seguido e que pode ser divulgado ou distribuído ao publico.
Ações sociais são realizadas com diferentes enfoques: a)atividades esportivas, onde é utilizado ferramentas de exposição no qual é trabalhada na melhor forma, e conforme as cotas de patrocínio; pode ser oferecido também pelos patrocinadores como entretenimento b)Almoçes, Jantares ou Coffee Breaks, patrocinadores dão a refeição e também expõem a marca em algum lugar diferenciado ou distribuem brindes, exibem filmes entre outras opções. C) salas de relaxamento ou beleza, d) shows, e)cursos de aperfeiçoamento pessoal; ou mesmo f) salas de Internet podem também ser uma forma exclusiva de expor sua marca num evento em que esta patrocinando.
Estrategias pré e pós-eventos
Muitas empresas que custeiam um evento tem como objetivo a listas de presentes na qual tem como utilidade a captação de informações. A aquisição, manutenção e administração de mailing list de clientes e prospects é uma atividade que possui um custo muito elevado, e no Brasil é de difícil acesso principalmente se for lista segmentadas que possui informações de cadastros especificas.
Muitas dessas empresas ao utilizarem a lista por meio dos eventos ,não sabem de qual informação precisa .Isso porque não se preparo e não desenhou uma estrategia pós-eventos, antes mesmo do evento ter iniciado, de nada adiantará patrocina-lo.
O pós-evento ,apesar de ter esse nome, deve ter inicio antes do evento ,dar continuidade durante sua execução e se progredir após terminar.
Para se obter um diferencial na execução dos eventos os promotores dos mesmos sem nenhuma obrigação pode apoiar os patrocinadores no desenho de sua estratégia , oferecendo estrutura para dar suporte essas ações estabelecidas em comum acordo.
O apoio a essas ações pós-eventos pode ser padronizada e oferecida a todos os patrocinadores de uma mesma forma ou customizando de acordo com cada interesse particular de cada um. Mas o que importa e o promotor do evento fazer uma auto-análise e se perguntar: “ Se eu estivesse patrocinado este evento para obter o mailing dos participantes , o que eu gostaria que me fosse oferecido a mais como parte de minha estratégia pós-eventos? ”
Ideias das quais as ações do pós-eventos podem oferecer aos patrocinadores:
Mais do que um RSVP.( São iniciais da expressão francesa “Répondez, s'il vous plaît”) Quando aplicado ,visa em converte o patrocinador de que tem um esforço em atingir um público desejado, obtendo garantias de que receberá ao termino do evento material suficiente para conhecer o perfil e as características desse público. Esse RSVP deve ter mais captador de “SIMs” do que “NÃOs” , ou seja ele terá que ser um analisador critico, para no final obter mais que uma lista de confirmados ao evento.
Contato Pré-evento. Ou seja, depois dessas informações levantadas dos perfis dos confirmados , o patrocinador pode interagir com os confirmados antes da data do evento,Várias ações pode ser oferecidas , como: Envio de materiais promocional; Reforço do convite ; Envios de brindes.
Mailing dos Participantes. E uma forma de qualificar os confirmados do evento através de lista de convidados no qual identifica que tipo de público os patrocinadores poderão interagir após o evento,trazendo na listas dados cadastrais de cada convidado.
Envio de material. Após o evento os patrocinadores pode enviar uma carta de agradecimento personalizada em relação ao destinatário e ao conteúdo .
Pós-Eventos. Muitos patrocinadores mantem o contato com seus participantes não somente por meio de correspondência ,mas também contato pessoal. Oferecendo a eles estratégias e continuidade de discussão dos temas, treinamentos,e visitações em empresas.
Administração do mailing e das ações. E a estruturação das ações do pré e pós-evento , planejando ,oferecendo uma organização de todas as atividades antes ,durante e após o evento.
O evento ao ser avaliado tem como objetivo a levantar os pontos fortes e fracos que servirão de base para uma possível melhoria. Além disso a identificação do valor e de suma importância pois ,através disso pode-se ver se houve a obtenção de lucro ou não desejado e também se teve gasto excessivo ou não.

Capítulo 2 - Estruturação da idéia de um evento em projeto

Derteminaçao do conceito do Evento:
Tema central
Missão
Objetivos
Tema central:
E o titulo do evento ou a descrição do mesmo. Evento que ocorrem anualmente, matem o mesmo nome para facilitar a identificação do que será realizado perante aos patrocinadores e participantes.
Missão e objetivo:
É a razão pela qual o evento existe pode-se dizer que é a descrição dos objetivos ou estratégia do evento que envolve o relacionamento, a divulgação da marca e a execução de negócios e vendas.
Identificação do público alvo e do perfil dos convidados:
E necessário definir o público – alvo através da segmentação, pois a definição é que corresponde aos objetivos traçados.
No que se refere a eventos coorporativos é preciso estar atento as empresas participantes e não perder de vista os profissionais de tais empresas, já os eventos direcionados a pessoas físicas é preciso saber para quantas pessoas o evento será realizado e nesse caso, segmentar os convidados por grupos de acordo com perfis que podem ser idade, sexo, região geográfica, estilo de vida etc.

Capítulo 1 - Geração, seleção e teste de idéias para eventos

A partir da década de 1950 o setor de eventos começa a se destacar devido ao interesse de algumas empresas em nomear gerentes para promover vendas de forma masi efetiv, algo que até então, não era feito. No Brasil, a FENIT (Feira Nacional da Indústria Téxtil) realizada em 1958e a Feria do Salão do Automóvel que inaugurou o complexo de Anhembi(1970), foram pioneiras na promoção de vendas, mas ainda não comercializavam seus produtos no local da realização do evento.



Os eventos de negócios evoluíram e proporcionaram a realização de eventos em outras modalidades acarretando mudanças no setor que, tornou-se popular. Porém, tal popularidade banalizou muitos eventos pois o nível de qualidade nas organizações caíram, além da repetição e falta de inovações por parte dos organizadores A partir de então surgiram requisitos para que os eventos fossem melhor estruturados, dentre eles a geração da idéia, estruturação do projeto e venda do mesmo.



GERAÇÃO DE IDÉIAS



Existem fontes de geração de idéias classificadas em internas e externas à empresa.

FONTES INTERNAS: as idéias

Surgem dentro da empresa através de uma estrutura de pesquisa onde existe a equipe de vendas, equipe de suporte e atendimento, caixas de sugestões, pesquisas internas, tuda uma esctrutura interna que pesquisa as opniões e as formas de evolução.

FONTES EXTERNAS:

Busca externas de idéias através de concorrentes, anúncios, observação de outros eventos, etc.

As idéias podem ser obtidas através de clientes, fornecedores, concorrência e outros eventos.



A seleção de idéias parte de dois critérios básicos: Demanda e competência interna, e é preciso avaliar o grau de inovação ou diferenciação no mercado. Para testar e avaliar as idéias selecionadas para um evento, a empresa pode utilizar o conceito do material impresso que descreve a estratégia, o objetivo, o público-alvo e demais características do evento.

Gran Formaggio

Primeiro post de nosso blog.Sugerido pelo orientador Edmundo Novaes, o Blog Gran Formaggio a principio ira noticiar o andamento do projeto sobre a cultura do queijo em Minas Gerais, elaborado em 2008 pelos integrantes

Grupo 4 - Gran Formaggio
Tema : o Queijo Mineiro.
Integrantes:
Aline Fernandes
Aline Magalhães
Cibele Peron
Fabricio Nunes
Gisele Vieira
Priscila Laponez
Palestra proposta: A importancia cultural do queijo em Minas Gerais
Evento proposto: gran formaggio Festival