Capítulo - 9 A avaliação do evento

Todo empreendimento, principalmente se exige grande porte de verbas, requer cuidadosa avaliação que interessa a várias categorias de profissionais como: Promotores, patrocinadores e outros profissionais que colaboraram com suas especialidades.
Precisa-se, para tanto, de meios e de critérios para avaliar os resultados. Deve-se perguntar se houve alguma falha ou se o evento podia ter sido mais bem organizado.
O patrocinador precisa saber se o investimento teve retorno desejado, de acordo com os objetivos. Quanto mais claros e explícitos esses objetivos, mais fácil à avaliação final. Por esse meio, ele saberá se valeu a pena, e se ele pretende ou não patrocinar o mesmo evento ou outro com iguais objetivos.
Para tanto o promotor explicitará os objetivos a serem alcançados e também procurará com o patrocinador seus objetivos. No momento da avaliação eles terão esses itens bem como os critérios para avaliá-los.
Essa lista torna-se possível uma leitura objetiva dos resultados.
Um bom relatório geral dará credibilidade ao promotor, seja para sua recontratação ou como referência para outros patrocinadores.


Avaliação do ponto de vista dos visitantes

São vários os aspectos de cada evento cuja avaliação feita pelos visitantes interessa ao promotor do evento e ao patrocinador.
A diferenciação por categoria será feita na apuração dos resultados, pois seria difícil administrar questionários para cada categoria de visitantes.
O instrumento de pesquisa não deve ser muito extenso, pois deve se ter em mente que o participante é visita, seu tempo e paciência costumam ser limitados.


Apresentação dos resultados aos patrocinadores


Finalmente, após tudo avaliado, é hora de discutir com o patrocinador os resultados, visando não só fechar a avaliação como também propiciar a venda da próxima edição ou do próximo evento organizado pelo promotor.
Essa discussão pode ser feita em diferentes etapas, sendo a primeira delas no local do próprio evento, seja durante a sua realização, seja logo após o seu término, quando estão “quentes” as impressões gerais.